Aviso de prácticas de privacidad de Sentara Healthcare

Fecha de entrada en vigencia: 2 de junio de 2005 - Revisado el: 1 de enero de 2024

ESTE AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD (“AVISO”) DESCRIBE CÓMO SE PUEDE USAR O DIVULGAR LA INFORMACIÓN MÉDICA PROTEGIDA SOBRE USTED Y CÓMO PUEDE OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. REVÍSELO CON DETENIMIENTO.

Las palabras “Sentara”, “nosotros” “y” “nuestros” hacen referencia a los miembros de Sentara Healthcare ACE, que es una entidad cubierta afiliada. Una entidad cubierta afiliada es un grupo de organizaciones bajo propiedad o control común que se designan como una entidad cubierta afiliada única a los fines de cumplir con la Ley de Responsabilidad y Transferibilidad de Seguros Médicos (Health Insurance Portability and Accountability Act, “HIPAA”). Sentara Healthcare ACE y sus empleados y miembros de la fuerza laboral que participen en la prestación y coordinación de su atención médica están obligados a cumplir los términos de este Aviso. Los miembros de Sentara Healthcare ACE compartirán información médica protegida a nivel federal (es decir, su información médica) entre sí para el tratamiento, el pago y las operaciones de atención médica, según lo permitido por la Ley HIPAA y este Aviso. Al final de este Aviso, se proporciona una lista completa de los miembros de Sentara Healthcare ACE.

Nuestra promesa con respecto a su información médica protegida:

Sentara se compromete a resguardar la información médica protegida sobre usted. Creamos un registro con cierta información de salud relacionada con su plan de beneficios de salud administrado por ciertas entidades de Sentara. Necesitamos esta información para proporcionarle servicios de calidad y cumplir con ciertos requisitos legales. Este Aviso se aplica a todos los registros de información de salud relacionados con su plan de beneficios de salud administrado por ciertas áreas de Sentara Health Plans.

La ley nos exige lo siguiente:

• Mantener la privacidad de su información médica.
• Hacerle llegar este Aviso, en el que se describen nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a su información médica.
• Notificarle después de una violación de su información médica no protegida.
• Seguir los términos de este Aviso.

Cómo podemos usar y divulgar su información médica protegida sin su autorización (permiso)

En las secciones que siguen se describen diferentes maneras en las que podemos usar y divulgar su información médica protegida sin su autorización (permiso). En cada categoría de usos o divulgaciones, los describiremos y daremos algunos ejemplos. Algunos tipos de información médica, como cierta información genética, cierta información sobre drogas y alcohol, información sobre el VIH e información sobre salud mental, puede estar sujeta a restricciones especiales por parte de las leyes estatales y federales. Cumplimos con todas las leyes estatales y federales aplicables relacionadas con la protección de dicha información médica. No se enumerarán todos los usos o divulgaciones, pero todas las formas en que podemos usar y divulgar información médica protegida sobre usted se encontrarán dentro de una de las siguientes categorías:

• Tratamiento: es posible que usemos o divulguemos información médica sobre usted para brindarle un tratamiento médico o coordinar con proveedores de atención médica el tratamiento para usted.
• Pago: es posible que usemos y divulguemos su información médica protegida para tomar determinaciones sobre cobertura, coordinar beneficios y ayudar a pagar las facturas médicas que nos envíe para dicho fin. Por ejemplo, podemos usar información médica de una cirugía que recibió en un hospital para que se le pueda pagar al hospital.
• Operaciones de atención médica: es posible que usemos y divulguemos información médica protegida sobre usted para nuestras operaciones de atención médica y para ciertas operaciones de atención médica de otros proveedores que le brindan servicios. Estos usos y divulgaciones son necesarios para operar nuestros planes de salud y para asegurarnos de que todos nuestros miembros reciban servicios de calidad. Es posible que usemos y divulguemos información médica protegida para brindar servicios de atención al cliente. Por ejemplo, podemos usar su información médica protegida para revisar nuestros servicios, evaluar el desempeño de nuestro personal y hacerle una encuesta sobre su satisfacción con nuestros servicios. Podemos revisar o agregar información de los miembros para decidir qué servicios o beneficios adicionales deben ofrecer nuestros planes de salud, qué servicios no son necesarios y si ciertos servicios nuevos son efectivos. Podemos combinar la información médica protegida que tenemos sobre usted con la información médica protegida de otros miembros para comparar cómo nos está yendo y ver dónde podemos hacer mejoras en los servicios que ofrecemos.
• Socios comerciales: es posible que compartamos su información médica protegida con ciertos terceros denominados “socios comerciales”. Los socios comerciales brindan varios servicios a Sentara o en nombre de esta. Algunos ejemplos incluyen servicios de facturación, servicios de transcripción y servicios legales. Exigimos que nuestros socios comerciales firmen un acuerdo en el que se establece que deben resguardar su información médica protegida y que solo pueden usar y divulgar información médica protegida sobre usted para los fines para los que hemos contratado sus servicios.
• Personas involucradas en su atención o en el pago de su atención: a menos que nos indique que no lo hagamos, podemos divulgar información médica protegida sobre usted a personas involucradas en su atención médica, como un amigo, un familiar o cualquier persona que usted identifique. También podemos darle su información médica protegida a alguien que ayude a pagar su atención. Además, podemos divulgar información médica protegida sobre usted a su representante legal, lo que, en general, significa que una persona que tiene la facultad legal para tomar decisiones de atención médica por usted. Por lo general, Sentara tratará a su representante legal de la misma manera que lo trataríamos a usted con respecto a su información médica.
• Comunicaciones con usted: es posible que nosotros o nuestros socios comerciales nos comuniquemos con usted por teléfono, correo electrónico o mensaje de texto con relación a su tratamiento, atención o actividades relacionadas con el pago. Por ejemplo, podemos recordarle que tiene una cita para recibir atención médica y brindarle información sobre el tratamiento. Además, nosotros o nuestros socios comerciales podemos usar información médica protegida sobre usted para comunicarnos con usted sobre beneficios o servicios relacionados con la salud que puedan ser de su interés, como vacunas disponibles. Si nos proporciona su dirección de correo electrónico o número de teléfono, acepta que nosotros, o nuestros socios comerciales, podemos intercambiar información médica protegida con usted por correo electrónico, mensaje de texto o llamadas telefónicas. Estos mensajes se pueden enviar mediante marcación automatizada o mensajes pregrabados. Usted acepta que podemos comunicarnos con usted a través de estos métodos mediante llamadas telefónicas, correos electrónicos, mensajes de texto u otros medios, en función de la información de contacto que haya indicado en nuestros registros. Usted también entiende y acepta que la comunicación por correo electrónico y mensaje de texto es intrínsecamente insegura y que no existe garantía de confidencialidad para la información comunicada de esta manera. Usted acepta que es el usuario o suscriptor de la dirección de correo electrónico o del número de teléfono que nos proporcionó, y acepta la responsabilidad total de los correos electrónicos, las llamadas telefónicas o los mensajes de texto realizados o enviados a o desde esta dirección de correo electrónico o número de teléfono. Si prefiere no intercambiar información médica protegida por correo electrónico, mensaje de texto o teléfono, puede optar por no comunicarse con nosotros a través de esos medios, notificando al responsable de privacidad (consulte la información de contacto al final de este Aviso).
• Según lo requiera o permita la ley: divulgaremos información médica sobre usted cuando lo exijan las leyes federales o estatales. Esto incluye compartir información con el Departamento de Salud y Servicios Humanos, si este desea ver que estamos cumpliendo la ley federal de privacidad.
• Procedimientos legales, demandas y otras acciones legales: es posible que divulguemos información médica protegida sobre usted ante tribunales, abogados, empleados judiciales y otras personas, en caso de recibir una orden judicial, citación, pedido de presentación de prueba, orden, intimación u otras instrucciones legales. También podemos divulgar información médica protegida sobre usted a quienes trabajen en nombre de Sentara en una demanda o acción que involucre a la organización. También podemos divulgar información para fines de cumplimiento de la ley según lo exija la ley o en respuesta a una citación, intimación, orden judicial o proceso similar válido.
• Divulgaciones incidentales: existen ciertas divulgaciones de información médica protegida que pueden ocurrir mientras le prestamos servicios o llevamos a cabo nuestras actividades comerciales. Haremos todos los esfuerzos razonables para limitar estas divulgaciones incidentales.

Usos y divulgaciones adicionales de información médica protegida sobre usted sin su autorización (permiso)

Es posible que usemos y divulguemos información médica protegida sobre usted en las siguientes situaciones especiales:

• Iniciativas de ayuda ante desastres: es posible que divulguemos información médica protegida sobre usted a una organización que brinde asistencia en una iniciativa de ayuda ante desastres, para que su familia pueda ser notificada sobre su afección, estado y ubicación. Si no desea que divulguemos información médica protegida sobre usted para este fin, debe informárselo a sus cuidadores. En ese caso, no divulgaremos dicha información, a menos que debamos hacerlo para responder a la emergencia.
• Para evitar una amenaza grave para la salud o la seguridad: es posible que usemos y divulguemos información médica protegida sobre usted para ayudar a prevenir una amenaza grave e inminente a su salud y seguridad, o a la salud y seguridad del público en general o de otra persona.
• Militar: si usted es miembro de las fuerzas armadas, nacionales (Estados Unidos) o extranjeras, es posible que divulguemos información médica protegida sobre usted a las autoridades militares, según lo permita o exija la ley.
• Indemnización laboral: es posible que divulguemos información médica protegida sobre usted para la indemnización laboral o programas similares, según lo permita o exija la ley.
• Médicos forenses, examinadores médicos y directores funerarios: es posible que divulguemos información médica protegida sobre usted a un médico forense, examinador médico o director funerario, según sea necesario para que este pueda llevar a cabo sus tareas.
• Actividades de seguridad nacional e inteligencia: es posible que divulguemos información médica protegida sobre usted a funcionarios federales autorizados para actividades de inteligencia, contrainteligencia y otras actividades de seguridad nacional, según lo permita o exija la ley.
• Servicios de protección para el presidente de los Estados Unidos y otras personas: es posible que divulguemos información médica protegida sobre usted a funcionarios federales autorizados para que puedan llevar a cabo investigaciones especiales o brindar protección al presidente de los Estados Unidos, a otras personas autorizadas o a jefes de estado extranjeros, según lo permita o exija la ley.
• Reclusos: si usted es un recluso de una institución correccional o está bajo la custodia de fuerzas del orden público, podemos divulgar información médica protegida sobre usted a la institución correccional o a las fuerzas del orden público, según lo permita o exija la ley.

Cómo podemos usar y divulgar información médica protegida sobre usted con su autorización (permiso) por escrito

• Marketing: debemos obtener su permiso por escrito para usar o divulgar información médica protegida sobre usted con fines de marketing, excepto en ciertas circunstancias. Por ejemplo, no se requiere permiso por escrito para los encuentros cara a cara que involucren marketing, o cuando estemos dando un regalo de valor nominal (por ejemplo, una taza de café) o una comunicación sobre nuestros propios servicios o productos (por ejemplo, podemos enviarle una postal en la que se anuncie la llegada de un nuevo cirujano o máquina de rayos X).
• Venta de información médica protegida: debemos obtener su permiso por escrito para divulgar información médica protegida sobre usted a cambio de una remuneración (pago).
• Otros usos y divulgaciones de información médica protegida sobre usted sin su autorización (permiso): otros usos y divulgaciones de información médica protegida sobre usted no cubiertos por las categorías incluidas en este Aviso o las leyes, normas o reglamentaciones aplicables se realizarán solo con su permiso por escrito. Si nos otorga dicho permiso por escrito, puede revocarlo en cualquier momento. No podemos retirar ningún uso o divulgación que ya hayamos hecho en función de su permiso por escrito.

Sus derechos con respecto a la información médica protegida sobre usted

Usted tiene los siguientes derechos con respecto a la información médica protegida sobre usted:

• Derecho a inspeccionar y copiar: con ciertas excepciones, usted tiene derecho a inspeccionar o recibir una copia de la información médica protegida que usamos para tomar decisiones sobre sus beneficios. Las excepciones a esto son cualquier nota de psicoterapia, información recopilada para ciertos procedimientos legales y cualquier información médica protegida restringida por ley.
  Para inspeccionar o recibir una copia de su información médica, le solicitamos que envíe su pedido por escrito a los servicios para miembros del plan de salud. Si no está seguro de dónde debe enviar su solicitud, comuníquese con el responsable de privacidad de Sentara Health Plans (información de contacto a continuación). Si solicita una copia de su información médica, podemos cobrarle un cargo razonable por los costos de copiado, envío por correo u otros suministros asociados con su solicitud. Su solicitud se cumplirá de manera oportuna, sin exceder los 30 días.
  En ciertas circunstancias, podemos rechazar su solicitud de inspeccionar o copiar información médica protegida sobre usted, por ejemplo, si creemos que puede ponerlo en peligro a usted o a otra persona. Si se le niega el acceso a información médica protegida sobre usted, puede solicitar que otro profesional de la salud matriculado revise la denegación. Cumpliremos con el resultado de la revisión.
• Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales: tiene derecho a solicitar que usemos un determinado método para comunicarnos con usted con respecto a temas relacionados con Sentara Health Plans o que le enviemos información de Sentara Health Plans a un lugar determinado, si la comunicación pudiera ponerlo en peligro. Por ejemplo, puede solicitar que le enviemos su información a través de un medio específico, como correo postal de los EE. UU. únicamente, o a una dirección específica. Si desea que nos comuniquemos con usted de determinada manera, deberá proporcionarnos detalles específicos sobre cómo quiere que lo hagamos, incluida una dirección alternativa válida. No le preguntaremos el motivo de la solicitud y nos adaptaremos a todos los pedidos razonables. Sin embargo, si no podemos comunicarnos con usted a través de las formas o ubicaciones que haya solicitado, es posible que lo hagamos a través de la información que tenemos. Debe enviar su solicitud por escrito a Servicios para Miembros del plan de salud. Si no está seguro de dónde debe enviar su solicitud, comuníquese con el responsable de privacidad de Sentara Health Plans (información de contacto a continuación).
• Derecho a solicitar una enmienda: si considera que la información médica protegida que tenemos sobre usted es incorrecta o está incompleta, puede solicitarnos que la modifiquemos. Para solicitar una enmienda, necesitamos que envíe su solicitud por escrito y que indique el motivo del pedido. Debe dirigir su solicitud a Servicios para Miembros del plan de salud. Si no está seguro de dónde debe enviar su solicitud, comuníquese con el responsable de privacidad de Sentara Health Plans (información de contacto a continuación). Si aceptamos su solicitud, modificaremos sus registros y lo notificaremos al respecto. En ciertas circunstancias, no podemos eliminar lo que se indica en los registros, pero podemos agregar información complementaria para aclarar. Si rechazamos su solicitud de enmienda, le proporcionaremos una explicación por escrito de por qué la denegamos y explicaremos sus derechos.
• Derecho a un informe de divulgaciones: tiene derecho a realizar una solicitud por escrito para recibir una lista de las divulgaciones que hemos hecho de la información médica protegida sobre usted en los seis años anteriores a su solicitud. El informe de divulgaciones que reciba no incluirá aquellas realizadas para actividades de tratamiento, pago u operaciones de atención médica de Sentara Health Plans. Además, no incluirá las divulgaciones que hayamos dirigido a usted. Para solicitar un informe de divulgaciones, necesitamos que envíe su solicitud por escrito al responsable de privacidad de Sentara Health Plans (información de contacto a continuación). Debe indicar el período para el cual desea recibir el informe, que no puede ser superior a seis años y no puede corresponder a un período de más de seis años antes de la fecha de su solicitud. Debe indicar si desea recibir la lista de divulgaciones de forma electrónica o en papel.  El primer informe de divulgaciones que reciba en un período de 12 meses será gratuito. Podemos cobrarle por responder a solicitudes adicionales en ese mismo período. Le informaremos los costos involucrados antes de generarlos. En ese momento, podrá optar por retirar o modificar su solicitud.
• Derecho a solicitar restricciones: tiene derecho a solicitar una restricción o limitación de la información médica protegida sobre usted que usamos o divulgamos para fines de tratamiento, pago u operaciones de atención médica. No estamos obligados a aceptar su solicitud. Si aceptamos su solicitud, cumpliremos con ella, a menos que la información médica protegida sea necesaria para brindarle tratamiento de emergencia, o que la ley nos exija no divulgarla.  Para solicitar una restricción, debe hacer su solicitud por escrito al responsable de privacidad de Sentara Health Plans (información de contacto proporcionada a continuación) e indicarnos (1) qué información desea limitar, (2) si desea limitar nuestro uso, nuestra divulgación o ambos, y (3) a quién desea que se apliquen los límites (por ejemplo, divulgaciones a su cónyuge). Se nos permite poner fin a la restricción previa notificación a usted. Si finalizamos la restricción, esto solo afectará a la información médica creada o recibida después de que se lo notifiquemos.
• Derecho a una copia impresa de este aviso: tiene derecho a recibir una copia impresa de este Aviso en cualquier momento, incluso si previamente aceptó recibir este Aviso de forma electrónica. Para recibir copias de este Aviso, debe comunicarse con el responsable de privacidad de Sentara Health Plans (información de contacto a continuación), o bien, puede descargar una copia digital en el enlace que aparece en la parte inferior de esta página.
• Derecho a recibir notificación de una violación: tiene derecho a recibir una notificación por escrito de cualquier violación que sufra su información médica protegida no garantizada.

Cambios a este Aviso

• Nos reservamos el derecho de cambiar este Aviso ocasionalmente. Nos reservamos el derecho de hacer efectivo el Aviso revisado o modificado con relación a la información médica que ya tenemos sobre usted, así como a cualquier información médica que recibamos sobre usted en el futuro. Publicaremos una copia del aviso actual en el sitio web de Sentara Health Plans, en www.sentarahealthplans.com y proporcionaremos el aviso revisado o información sobre los cambios sustanciales y sobre cómo obtener el aviso revisado en nuestro próximo envío anual a los miembros cubiertos por el plan. Revise el Aviso de vez en cuando para asegurarse de estar familiarizado con nuestras prácticas de privacidad de la Ley HIPAA.

Preguntas, solicitudes o quejas

• Si tiene preguntas o cree que se han violado sus derechos de privacidad, puede presentar una queja ante Sentara Health Plans o ante el secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos. Para presentar una queja ante Sentara Health Plans, comuníquese con el responsable de privacidad de Sentara Health Plans. No se le aplicarán sanciones ni represalias por presentar una queja.

Sentara Health Plans
Attn: Privacy Officer
PO Box 66189
Virginia Beach, VA 23466
757-552-7485

The U.S. Department of Health and Human Services
200 Independence Avenue, S.W.
Washington, D.C. 20201

Este aviso entra en vigencia el 01/01/2024 y reemplaza a todas las versiones anteriores.

Apéndice A

Afiliadas

Este Aviso de prácticas de privacidad cubre a las entidades cubiertas afiliadas o “ACE”. Cuando este Aviso hace referencia a las ACE de Sentara Health, se refiere a Sentara Health y a cada una de las siguientes subsidiarias y afiliadas:

Sentara Health Administration, Inc.
Sentara Health Insurance Company
Sentara Health Plans
Sentara Behavioral Health Services, Inc.