Este aviso tiene como objetivo ayudarlo a entender cómo podemos recopilar información sobre usted, el tipo de información que puede recopilarse y qué información puede divulgarse sobre usted a las afiliadas del plan y a terceros no afiliados. Si tiene alguna pregunta sobre cualquier parte de la información o los términos que se utilizan en este aviso, comuníquese con Sentara Health Plans por escrito a:
Sentara Health Plans Compliance Department
PO Box 66189
Virginia Beach, VA 23466
A qué nos referimos cuando hablamos de información personal, privilegiada, de registro médico y financiera
“Información personal” se refiere a toda información que permita identificarlo como individuo, que se recopile en relación con una transacción del seguro y a partir de la cual puedan hacerse juicios sobre el carácter, los hábitos, los pasatiempos, las finanzas, la ocupación, la reputación general, el crédito, la salud o cualquier otra característica personal de una persona. La “información personal” incluye el nombre y la dirección de una persona y la información de registros médicos, pero no incluye (i) información privilegiada ni (ii) ninguna información que esté disponible públicamente.
“Información privilegiada”” hace referencia a cualquier información que permita identificarlo como individuo y que (i) se relacione con una reclamación de beneficios de seguro o un procedimiento civil o penal que involucre a una persona, y (ii) se recopile en relación con una reclamación de beneficios de seguro o un procedimiento civil o penal que involucre a una persona, o con una anticipación razonable a dicho evento.
“Información de registros médicos”” significa información personal que:
- se relaciona con una afección física o mental, antecedentes médicos o un tratamiento médico de una persona; y
- se obtiene de un profesional médico o institución de atención médica, de la persona o del cónyuge, padre/madre o tutor legal de la persona.
“Información financiera” hace referencia a información personal que no sea información de registros médicos o registros de pago por la prestación de atención médica a una persona.
“Usted” y “su” hacen referencia al solicitante principal, también conocido e identificado en nuestra solicitud o póliza como titular de la póliza, suscriptor o miembro.
“Nosotros”, “nuestro” o “nos” hacen referencia a Sentara Health Plans. Sentara Health Plans es el nombre comercial de Sentara Health Plans, Sentara Health Insurance Company, Sentara Health Administration, Inc. y Sentara Behavioral Health Services, Inc.
“Informe de investigación del consumidor” hace referencia a un informe del consumidor o a una parte de este en el que se incluye información sobre el carácter de una persona física, su reputación general, sus características personales o el modo de vida, obtenida a través de entrevistas personales con los vecinos de la persona, sus amigos, asociados, conocidos u otras personas que puedan tener conocimiento sobre dichos datos.
“Agencia de informes del consumidor” hace referencia a cualquier persona que:
- participe regularmente, por completo o en parte, en la práctica de reunir o preparar informes de consumidores por una tarifa monetaria;
- obtenga información, principalmente, de fuentes que no son instituciones de seguros; y
- suministre informes de consumidores a otras personas.
“Afiliado” o “afiliada” hace referencia a una persona que, directa o indirectamente, a través de uno o más intermediarios controla a otra persona, es controlada por esta o tiene el control común de esta.
“Tercero no afiliado” hace referencia a cualquier persona que no es afiliada de una institución de seguros, pero no se refiere a (i) un agente que vende un producto o presta servicios para este en nombre de la institución de seguros, ni a (ii) una persona que es empleada en forma conjunta de la institución de seguros y la compañía que no es una afiliada.
Por qué recopilamos información sobre usted
Sentara Health Plans necesita tener información general sobre usted, como su nombre y los nombres de sus dependientes, su dirección, su edad, su estado civil y otra información médica más específica para fines comerciales, como, entre otras cosas, para procesar reclamaciones, evaluar la elegibilidad para los servicios cubiertos, administrar planes de beneficios de salud, programas educativos, programas de manejo de enfermedades y otras transacciones relacionadas con sus servicios de atención médica.
Podemos recopilar y usar cierta información financiera sobre usted, como su nombre, fecha de nacimiento, dirección postal, empleo, número de seguro social, estado civil e información de la cuenta corriente. Necesitamos este tipo de información para administrar sus beneficios de salud, procesar reclamaciones o pagos y cobros de primas, comercializar productos o como parte de nuestro proceso de inscripción.
Obtenemos la mayor parte de esta información directamente de usted a través de su solicitud u otros formularios de inscripción. También podemos obtener información sobre usted y sus dependientes de otras fuentes públicas de información. Al completar y firmar su solicitud de cobertura, autoriza a cualquier médico, hospital, farmacia, administrador de beneficios de farmacia o cualquier otro proveedor de servicios o suministros de salud, cualquier compañía de seguros u otra organización, institución o persona que tenga algún registro o conocimiento de su salud o la salud de sus dependientes para que entregue a Sentara Health Plans cualquier información de este tipo con el fin de determinar la elegibilidad para la cobertura, para el procesamiento y pago de reclamaciones y para la coordinación de beneficios médicos.
Si recibe cobertura de seguro de un plan grupal del empleador, también podemos recibir información sobre usted de su empleador o de su agente de seguros o del agente de seguros de su empleador. Si recibe cobertura de seguro a través de un programa gubernamental, de agencias locales, estatales o federales o de sus representantes, podemos recibir información sobre usted de esos programas. En algunos casos, podemos recibir información de cobertura sobre usted de otra compañía de seguros con la que tiene seguro (esto se hace para coordinar el pago de sus facturas médicas).
Informes de investigación del consumidor
Podemos obtener información, ya sea directamente o a través de un informe de investigación del consumidor, a través de entrevistas con sus vecinos, amigos u otras personas con las que esté familiarizado. Esta indagación incluye información sobre su carácter, reputación general, características personales y modo de vida. Puede solicitar que lo entrevisten en relación con la preparación del informe de investigación del consumidor. Si lo solicita, le proporcionaremos cualquier procedimiento razonable para que se lleve a cabo dicha entrevista personal. Si Sentara Health Plans utiliza una organización de seguros de apoyo como facilitadora, le informaremos su solicitud de una entrevista. Tiene derecho a recibir una copia del informe de investigación del consumidor previa solicitud.
Cómo protegemos su información
Tratamos su información de manera confidencial. Restringimos el acceso a información personal y financiera no pública sobre usted a los empleados y otras personas que contratamos y que necesitan conocer la información para proporcionarle servicios. Les exigimos a nuestros empleados que protejan la confidencialidad de su información. Contamos con protecciones físicas, electrónicas y procedimentales que cumplen con las leyes y reglamentaciones vigentes para almacenar y proteger la información sobre usted contra el acceso, la alteración y la destrucción no autorizados.
Es posible que celebremos acuerdos con otras compañías para que nos brinden servicios que podamos poner a su disposición. En virtud de estos acuerdos, las compañías deben proteger la información sobre usted y no pueden usarla para otros fines que no sean ayudarnos a mejorar el servicio que le brindamos.
Cómo divulgamos información personal, privilegiada, médica y financiera
Para administrar su cobertura de salud, es posible que necesitemos divulgar información sobre usted. De acuerdo con la ley, podemos divulgar información sobre una persona que hayamos recopilado o recibido en relación con una transacción de seguro, sin autorización por escrito, si la divulgación si:
- Está dirigida a aseguradoras, agentes u organizaciones de seguro de apoyo. La necesidad de obtener los datos debe ser razonable para ellos o nosotros: (a) a fin de detectar o prevenir un delito, fraude o tergiversación material o de confidencialidad; o (b) a fin de desempeñar nuestra función o la función de esta en relación con su seguro, como determinar la elegibilidad de una persona para los beneficios o el pago de reclamaciones.
- Está dirigida a una institución de atención médica o profesional médico con el fin de: (a) verificar la cobertura o los beneficios de seguro; o (b) informarle sobre un problema médico del cual puede no estar al tanto; o (c) realizar una auditoría de operaciones o servicios.
- Está dirigida a una autoridad reguladora de seguros estatal o federal.
- Está dirigida a una autoridad de cumplimiento de la ley u otra autoridad gubernamental para prevenir o procesar fraudes u otras actividades ilícitas.
- Se envía en respuesta a una orden administrativa o judicial válida a primera vista, incluida una orden de allanamiento o citación.
- Está dirigida a quienes participen en estudios actuariales o de investigación, siempre que: (a) no se usen nombres en su informe; (b) todos los datos se destruyan o nos sean devueltos después del uso; y (c) no se divulguen datos, a menos que esto se autorice por ley.
- Está dirigida a un tercero no afiliado cuyo único uso de dicha información será en relación con la comercialización de un producto o servicio no financiero, siempre que: (a) no se divulgue información de registros médicos, información privilegiada o información personal relacionada con el carácter de una persona, sus hábitos personales, modo de vida o reputación general, y no se divulgue ninguna clasificación derivada de la información; (b) se le haya dado la oportunidad a la persona de indicar que no desea que se divulgue información financiera con fines de marketing y esta no ha dado ninguna indicación de que no desea que se divulgue la información; y (c) el tercero no afiliado que reciba la información acepte no usarla, excepto en relación con la comercialización del producto o servicio.
- Está dirigida a un titular de la póliza grupal para informar la experiencia de reclamaciones o realizar una auditoría de las operaciones o los servicios de la institución de seguros o del agente, siempre que la información divulgada sea razonablemente necesaria para que el titular de la póliza grupal realice la revisión o auditoría.
- Está dirigida a una autoridad gubernamental para determinar la elegibilidad para los beneficios de salud de los que puede ser responsable.
- Está dirigida a un titular de certificado o póliza con el fin de proporcionar información sobre el estado de una transacción de seguro.
- Se envía de conformidad con las normas federales de privacidad de la Ley de Responsabilidad y Transferibilidad de Seguros Médicos promulgada por el Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos.
- Está dirigida a otras personas, según lo permita o exija la ley.
Si no desea que la información se divulgue a afiliadas o terceros no afiliados para que puedan informarle sobre otros productos o servicios, puede escribirnos y decirnos que no divulguemos información para este fin. Sentara Health Plans puede presentar un breve informe a la Agencia de Información Médica (Medical Information Bureau, MIB), una organización por membresía sin fines de lucro de compañías de seguros, que realiza un intercambio de información en nombre de sus miembros. Si solicita a otra compañía miembro de la MIB cobertura de seguro de vida o salud, o si se presenta una reclamación de beneficios a dicha compañía, la MIB, previa solicitud, le proporcionará a dicha compañía la información que tenga en su archivo. Sentara Health Plans puede divulgar información que tenga en su archivo a otras compañías de seguros a las que usted solicite seguro o a las que se pueda presentar una reclamación de beneficios. Una agencia de informes del consumidor que prepara un informe del consumidor puede conservar la información que ha recopilado y divulgarla a otras personas.
Su derecho de acceso a la información
- Si no aprobamos su solicitud de cobertura, le informaremos y explicaremos los motivos de nuestra decisión por escrito. Tiene derecho a realizar una solicitud por escrito dentro de un período razonable para recibir información adicional y detallada sobre la naturaleza y el alcance de cualquier informe de investigación del consumidor que solicitemos. También tiene derecho a solicitar un resumen escrito de sus derechos como consumidor a la agencia de informes del consumidor que preparó el informe. Al recibir una solicitud de su parte, la MIB o cualquier otra agencia de informes del consumidor que usemos, organizará la divulgación de cualquier información que pueda tener en su archivo. Si usted cuestiona la exactitud de la información del archivo de la MIB, o el archivo suyo que tenga cualquier agencia de informes del consumidor que hayamos utilizado en relación con su solicitud, puede comunicarse con la MIB o con cualquier agencia de informes del consumidor específica que hayamos utilizado y solicitar una corrección de acuerdo con los procedimientos establecidos en la Ley Federal de Informes Crediticios Justos. Específicamente para la MIB, su oficina de información es Post Office Box 105, Essex Station, Boston, Massachusetts 02112. Su número de teléfono gratuito es 866-692-6901 (núm. de TTY 866-346-3642 para las personas con discapacidades auditivas).
- Usted tiene derecho a solicitar acceso a los datos sobre usted que tengamos en nuestros archivos. La solicitud debe: (a) enviarse a nosotros o a nuestro agente; (b) realizarse por escrito; (c) describir claramente los datos que desea; (d) describir claramente el propósito para el cual desea los datos; y (e) destinarse a datos que nosotros o nuestro agente podemos localizar y recuperar razonablemente.
- Responderemos a su solicitud en un plazo de 30 días hábiles a partir de la fecha en que se reciba su solicitud. Nuestra respuesta: (a) le informará por escrito, por teléfono, o mediante otra comunicación oral sobre la naturaleza y el contenido de la información personal registrada; (b) le permitirá ver y copiar, en persona, la información personal registrada relacionada con usted u obtener una copia de la información personal registrada por correo, lo que usted prefiera, a menos que la información personal registrada esté codificada, en cuyo caso se proporcionará una traducción precisa en lenguaje simple por escrito; y (c) divulgará la identidad, si es que se encuentra registrada, de aquellas personas a quienes hemos divulgado la información personal dentro de los dos años anteriores a la solicitud y, si la identidad no está registrada, los nombres de las instituciones de seguros, agentes, organizaciones de apoyo al seguro u otras personas a quienes normalmente se divulgue dicha información; (d) le otorgará los derechos, como se describe a continuación, con respecto a la corrección, enmienda o eliminación de información personal registrada.
- La información de registros médicos proporcionada por una institución de atención médica o profesional médico y solicitada por usted, junto con la identidad del profesional médico o institución de atención médica que proporcionó la información, se proporcionará al profesional médico designado por usted y con licencia para brindar atención médica con respecto a la afección con la que se relaciona la información. En el momento de la divulgación, le notificaremos que le hemos proporcionado la información al profesional médico.
- Podemos cobrar un cargo razonable por proporcionar copias de los datos que tenemos en nuestros archivos.
Sus derechos con respecto a la corrección, enmienda o eliminación de información que tenemos en nuestros archivos
- Si considera que los datos sobre usted que tenemos en nuestros archivos son incorrectos, puede solicitar su corrección, enmienda o eliminación. Debe realizar su solicitud por escrito.
- Tendremos 30 días hábiles para responder a partir de la recepción de su solicitud. Nuestra respuesta: (a) confirmará que hemos realizado los cambios que solicitó; o (b) informará nuestra negativa a cambiar nuestros registros.
- Si corregimos, modificamos o eliminamos información personal que tenemos registrada sobre usted, se lo notificaremos por escrito y le proporcionaremos las correcciones, enmiendas o el hecho de la eliminación a: (a) cualquier persona designada específicamente por usted que, dentro de los dos años anteriores, pueda haber recibido la información personal registrada; (b) cualquier organización de apoyo de seguros cuya fuente principal de información personal sean las instituciones de seguros, si la organización de apoyo de seguros ha recibido sistemáticamente la información personal registrada de la institución de seguros dentro de los siete años anteriores. No es necesario proporcionar la corrección, la enmienda o el hecho de la eliminación si la organización de apoyo de seguros ya no mantiene información personal registrada sobre la persona; y (c) cualquier organización de apoyo de seguros que haya proporcionado la información personal que se corrigió, modificó o eliminó.
- Si nos rehusamos a modificar nuestros registros, puede enviarnos una declaración por escrito para que agreguemos a nuestros archivos. En esta puede decir: (a) cuál considera que es la información correcta, relevante o justa; o (b) por qué no está de acuerdo con nuestra negativa. Si nos envía una declaración de este tipo, (a) la conservaremos junto a su archivo para que la vea cualquier persona que revise el archivo; (b) la incluiremos junto a cualquier dato enviado a otras personas sobre usted; y (c) la enviaremos a cualquier persona descrita en el inciso 3 anterior.
- Los derechos anteriores no se extienden a los datos relacionados con una reclamación o procedimiento civil o penal que lo involucren, o en preparación para esta.
Con quién debe comunicarse si tiene preguntas adicionales sobre este aviso
Si tiene alguna pregunta o comentario con respecto a este aviso, comuníquese con el plan de salud por correo a:
Sentara Health Plans Compliance Department
PO Box 66189
Virginia Beach, VA 23466